Kanzleialltag

5 Anzeichen, dass die OPOS-Klärung wirklich stabil läuft

Heute will ich mit dir über Hygiene sprechen – Buchhaltungshygiene. Genauer gesagt über die OPOS-Klärung. Du kennst das: Du buchst die Bank, und da sind sie wieder, diese Zahlungen ohne Beleg, die Teilzahlungen ohne Zuordnung oder die Gutschriften, die „irgendwo“ verrechnet wurden. Wenn man diese Punkte nicht sofort klärt, wächst die OPOS-Liste zu einem unüberschaubaren Berg an, der spätestens bei der Bilanzvorbereitung für Überstunden sorgt.

In einer prozessstarken Kanzlei ist OPOS kein Projekt für den Dezember, sondern ein Dauerbrenner. Es geht darum, das Kontokorrent so sauber zu halten, dass die Liste der offenen Posten jederzeit die reale wirtschaftliche Situation des Mandanten widerspiegelt. Das schafft nicht nur Vertrauen beim Mandanten, sondern sichert dir einen entspannten Workflow.

Woran du im Alltag erkennst, ob eure OPOS-Klärung wirklich stabil läuft

Diese Anzeichen zeigen dir, ob ihr in DATEV mit System arbeitet oder ob ihr nur „Löcher stopft“.

Laufende Abstimmung: OPOS-Klärung passiert bei jedem Bankbuchungs-Zyklus, nicht erst nach Quartalsende.
DATEV-Automatisierung: Ihr nutzt Bankbuchungsassistenten und Lerndateien konsequent, damit Routinezuordnungen fehlerfrei durchlaufen.
Unterlagen-Stichtag: Es gibt ein festes Datum, bis zu dem Mandanten fehlende Zahlungsbelege nachreichen müssen. Nach diesem Termin wird das Mandat konsequent zur Seite gelegt, statt mit Lücken weiterzuarbeiten.
Klare Kommentare: Ungeklärte Posten werden nicht einfach „geparkt“, sondern mit einem digitalen Notizzettel am Buchungssatz versehen (wer, was, wann angefordert).
Bündelung von Rückfragen: Fragen zu offenen Posten gehen nicht einzeln raus, sondern werden einmal im Monat gesammelt an den Mandanten geschickt.
OPOS-Bereinigung: „Karteileichen“ und Kleinstdifferenzen werden monatlich nach festen Regeln ausgebucht, statt die Liste künstlich aufzublähen.
Avis-Management: Mandanten werden dazu angehalten, Zahlungsavise digital bereitzustellen, damit komplexe Verrechnungen sofort nachvollziehbar sind.

Eine saubere OPOS-Liste ist wie ein aufgeräumter Schreibtisch: Man sieht sofort, wo man ansetzen muss, ohne erst im Chaos zu wühlen.

Zwei typische Einwände, die man oft hört

„Für die monatliche OPOS-Klärung fehlt uns einfach die Zeit.“

Im Alltag wirkt das so. In der Praxis ist das Gegenteil wahr: Die Zeit, die du monatlich investierst, sparst du beim Jahresabschluss dreifach ein. Je frischer die Zahlung, desto schneller weiß der Mandant (oder du), was dahintersteckt.

„Der Mandant liefert die Infos sowieso nicht rechtzeitig.“

Im Alltag ist das oft ein Erziehungsthema. Wenn der Mandant versteht, dass ein sauberer Unterlagen-Stichtag auch seine eigene Liquiditätsplanung verbessert (weil er weiß, wer ihm noch Geld schuldet), steigt die Kooperationsbereitschaft massiv.

So kannst du es im Gespräch prüfen

Wenn du herausfinden willst, ob eine Kanzlei ihre OPOS-Prozesse im Griff hat, helfen diese Fragen:

Wie ist die Routine für die OPOS-Klärung bei euch festgelegt? (monatlich/wöchentlich?)
Welchen Unterlagen-Stichtag habt ihr für Rückfragen zu unklaren Bankzahlungen definiert?
Wie nutzt ihr die DATEV-Tools (z.B. den Zahlungsverkehr oder Bankassistenten), um die Zuordnung zu beschleunigen?
Werden OPOS-Listen regelmäßig mit den Mandanten besprochen, um die Qualität des Datenmaterials zu erhöhen?
Wie dokumentiert ihr Verrechnungen innerhalb des Kontokorrents, damit Kollegen sie sofort verstehen?

Du merkst das im Alltag daran, dass deine OPOS-Listen kurz und aussagekräftig sind. Wenn die Klärung als Dauerbrenner läuft, wird die Buchhaltung zum echten Management-Tool – für dich und für den Mandanten.

Einblicke in eine Kanzlei deiner Region

Du musst dich nicht auf Aussagen verlassen – du kannst es prüfen. Schau dir dazu eine Steuerkanzlei aus deiner Region an und vergleiche sie mit deinen Kriterien.