Digitale Belegstrecke statt nur digitalem Chaos
Heute will ich mit dir über den „Flow“ sprechen. Nicht den esoterischen, sondern den im DMS. Du kennst das: Ein Mandant lädt Belege hoch, aber einer ist schief gescannt, der nächste ist eine WhatsApp-Fotografie und der dritte landet im falschen Ordner. Du suchst, du schiebst, du schreibst eine Mail. Am Ende hast du für eine digitale Buchhaltung länger gebraucht als früher für den Pendelordner.
Aber – Digitalisierung ohne Standardisierung ist oft nur „Chaos in Lichtgeschwindigkeit“. Eine digitale Belegstrecke, die wirklich läuft, braucht klare Leitplanken. Sie muss den Beleg vom ersten Upload über die Ablage bis zur Verarbeitung und – ganz wichtig – bis zur Klärung von Rückfragen begleiten, ohne dass du den Prozess verlassen musst.
Woran du im Alltag erkennst, ob eure digitale Belegstrecke wirklich läuft
Diese Anzeichen zeigen dir, ob ihr im Team mit einem echten Workflow arbeitet oder ob ihr nur PDFs verwaltet.
- Standardisierte Uploads: Mandanten nutzen feste Wege (z. B. DATEV Unternehmen online), statt Belege wild per E-Mail oder Messenger zu schicken.
- Keine manuellen Zwischenschritte: Der Beleg landet automatisch im richtigen DMS-Ordner, ohne dass du ihn händisch umbenennen oder verschieben musst.
- Durchgängigkeit: Du bearbeitest den Beleg am Bildschirm, während er im Hintergrund fest mit dem Buchungssatz verknüpft bleibt.
- Intelligente Vorbelegung: Die Software erkennt Buchungskreise und Beträge so zuverlässig, dass du nur noch die fachliche Kontrolle übernimmst.
- Zentrales Rückfragen-Management: Unklare Belege werden nicht per Einzel-Mail geklärt, sondern gesammelt über ein Kanzlei-Tool oder direkt aus dem System (z. B. DATEV-Nachrichten).
- Transparenter Status: Du siehst sofort, welche Belege noch in der Klärung sind und welche zur Verarbeitung bereitliegen.
- Qualitäts-Feedback: Mandanten bekommen klare Rückmeldung, wenn Belege unleserlich sind, damit die Qualität beim nächsten Mal stimmt.
- Kein Drucken: Ein „Notbehelf“ mit dem Drucker existiert in eurem Prozess schlichtweg nicht mehr.
- Automatisierte OPOS-Verknüpfung: Bankumsätze und Belege finden sich fast wie von selbst, weil die Datenqualität von Anfang an stimmt.
- Feste Zeitfenster: Der Belegfluss ist getaktet, sodass du nicht ständig durch „einzelne Nachzügler“ aus dem Workflow gerissen wirst.
- Zentrale Dokumentation: Alle Rückmeldungen des Mandanten zum Beleg sind direkt am Vorgang gespeichert, nicht in deinem Outlook.
- Einfache Suche: Wenn eine Prüfung ansteht, findest du jeden Beleg inklusive der Klärungshistorie in Sekunden.
Typisch ist der Moment, wenn du eine Buchhaltung startest: Die Belege liegen bereit, die Erkennung hat 90% er Arbeit gemacht und für die restlichen zwei Fragen schickst du eine gebündelte Anfrage aus dem System. Du musst nicht warten, bis der Mandant anruft – du hast den Prozess im Griff. Das ist der Unterschied zu einem Alltag, in dem du der „Datenputzer“ für unstrukturierte Belege bist.
Zwei Einwände die man oft hört
„Meine Mandanten sind noch nicht so weit, die schicken lieber Mails.“
Prozess ist auch für den Mandanten einfacher. Wenn man ihm zeigt, wie viel Zeit er spart, wenn er Belege direkt hochlädt statt Mails zu tippen, ziehen die meisten gerne mit. Prüfe daran, ob ihr Mandanten aktiv in eure digitale Strecke „einladet“ oder sie nur gewähren lasst.
„Die Software macht eh immer Fehler, da kann ich es gleich selbst machen.“
Im Alltag frustriert eine schlechte Erkennungsquote. In der Praxis liegt das aber oft an der schlechten Vorarbeit (schlechte Scans, keine Regeln). Ein stabiler Workflow optimiert sich selbst: Je sauberer der Input, desto schneller läufst du durch. Prüfe daran, ob ihr an der Wurzel (dem Input) arbeitet oder nur die Symptome (manuelles Buchen) bekämpft.
So kannst du es im Gespräch prüfen
Wenn du herausfinden willst, ob eine Kanzlei eine echte digitale Belegstrecke hat, helfen diese Fragen:
- Über welche Kanäle kommen Belege bei euch rein und wie werden diese im DMS gebündelt?
- Wie geht ihr mit unleserlichen oder falsch hochgeladenen Belegen prozessual um?
- Welches System nutzt ihr, um Rückfragen zu Belegen zu stellen, ohne in E-Mail-Fluten zu versinken?
- Wie ist sichergestellt, dass die Verknüpfung zwischen Belegbild und Buchungssatz niemals reißt?
- Werden die Mandanten geschult, wie sie die digitale Belegstrecke optimal nutzen können?
- Wie viel Zeit verbringst du durchschnittlich mit dem „Suchen“ oder „Sortieren“ von digitalen Dokumenten?
Du merkst das im Alltag daran, dass du Aufgaben wirklich „abarbeiten“ kannst und nicht mehr „suchen“ musst. Wenn die Belegstrecke läuft, bleibt die Fristenruhe dein Standard.
Einblicke in eine Kanzlei deiner Region
Du musst dich nicht auf Aussagen verlassen – du kannst es prüfen. Schau dir dazu eine Steuerkanzlei aus deiner Region an und vergleiche sie mit deinen Kriterien.
