Kanzleialltag

Warum Digitalisierung in Kanzleien allein kein Problem löst

Heute will ich mit dir über ein Missverständnis sprechen. Oft hört man in Kanzleien: „Wir haben keine Probleme mit dem Belegfluss, wir sind ja digital.“ Doch wenn man genauer hinsieht, kommen die Belege mal per E-Mail, mal über das Portal, mal als Foto via WhatsApp – und jeder Mitarbeiter benennt die Dateien nach eigenem Gutdünken. Das ist kein digitaler Fortschritt, das ist schlichtweg Turbo-Chaos.

Digitalisierung ohne Standardisierung ist wie ein schnellerer Motor in einem Auto ohne Lenkung: Man fährt zwar schneller gegen die Wand, kommt aber nicht ans Ziel. Echte Ruhe im Kanzlei-Alltag entsteht erst dann, wenn „digital“ bedeutet, dass jeder Handgriff einer klaren Logik folgt. Es geht darum, dass die Technik den Prozess stützt und nicht, dass du die Technik durch manuelle Sortierarbeit „retten“ musst.

Woran du im Alltag erkennst, ob ihr wirklich Standards lebt oder nur Tools nutzt

Diese Anzeichen zeigen dir, ob eure Kanzlei den digitalen Wandel strategisch nutzt oder ob ihr lediglich Papier durch PDFs ersetzt habt.

Einheitliche Ablage: Jedes Dokument im DMS folgt einer teamweiten Benennungslogik. Du musst nie raten, was sich hinter „Scan_123.pdf“ verbirgt.
Feste Unterlagen-Stichtage: Es gibt ein klares Datum, bis zu dem alle digitalen Belege vorliegen müssen. Wer zu spät hochlädt, rutscht automatisch in das nächste Bearbeitungsfenster.
Zentrale Kanäle: Mandanten wissen exakt, wo sie Daten hochladen sollen. E-Mail-Anhänge oder Messenger-Fotos sind die absolute Ausnahme und werden konsequent in den Standardweg überführt.
Keine Individual-Lösungen: Es gibt keine „Spezial-Workflows“ für Mandant Müller, nur weil er sich weigert, das Portal zu nutzen. Der Standard gilt für alle.
Strukturierte Rückfragen: Unklarheiten werden nicht in endlosen Mail-Ketten, sondern über ein zentrales Tool oder gebündelt direkt im System geklärt.
Digitale Prozessdisziplin: Wenn ein Beleg im DMS liegt, weiß jeder im Team sofort, in welchem Bearbeitungsstatus er sich befindet, ohne nachzufragen.
Eindeutige Formate: Die Kanzlei gibt vor, in welcher Form Daten geliefert werden (z. B. lesbare PDFs statt Handyfotos), um die Erkennungsraten der Software hochzuhalten.

Ein schlechter Prozess bleibt ein schlechter Prozess, auch wenn er digital ist. Er wird durch die Technik nur sichtbarer und stressiger. Typisch ist der Moment am Morgen: Du öffnest DATEV oder dein DMS und siehst genau, welche Mandate ihren Unterlagen-Stichtag eingehalten haben und zur Bearbeitung bereitstehen. Du musst nicht erst fünf Postfächer prüfen, ob noch irgendwo ein Beleg versteckt ist. Das ist der Unterschied zwischen „digitalem Chaos“ und einem Standard, der dir den Rücken freihält.

Zwei Einwände die man oft hört

„Standardisierung nimmt uns die Flexibilität für den Mandanten.“

Im Alltag mag das so wirken. In der Praxis ist es genau umgekehrt: Erst wenn 80 % deiner Arbeit nach festen Regeln ablaufen, hast du die Zeit und den Kopf frei, um bei den restlichen 20 % wirklich individuell und kreativ zu beraten.

„Digitalisierung ist doch schon der Standard, das läuft doch von allein.“

Im Alltag zeigt sich oft, dass Software nur so gut ist wie die Daten, mit denen sie gefüttert wird. Ohne Disziplin beim Unterlagen-Stichtag und bei der Ablage verkommt jedes DMS zu einem digitalen Keller, in dem niemand mehr etwas findet.

So kannst du es im Gespräch prüfen

Wenn du herausfinden willst, ob eine Kanzlei wirklich prozessstark digitalisiert ist, helfen diese Fragen:

Nach welcher Logik werden Dokumente bei euch benannt und wer kontrolliert die Einhaltung?
Welchen festen Unterlagen-Stichtag habt ihr für die digitale Zuarbeit der Mandanten definiert?
Was passiert prozessual, wenn ein Mandant Daten über unvorhergesehene Kanäle (z. B. Messenger) schickt?
Wie stellt ihr sicher, dass Rückfragen zu digitalen Belegen nicht in persönlichen Postfächern „versanden“?
Gibt es bei euch eine Verfahrensdokumentation, die wir im Team auch wirklich als Arbeitsgrundlage nutzen?

Du merkst das im Alltag daran, dass du Aufgaben wirklich „durchziehen“ kannst. Wenn die Standardisierung steht, wird die Technik zu deinem besten Assistenten statt zu deinem größten Zeitfresser.

Einblicke in eine Kanzlei deiner Region

Du musst dich nicht auf Aussagen verlassen – du kannst es prüfen. Schau dir dazu eine Steuerkanzlei aus deiner Region an und vergleiche sie mit deinen Kriterien.