Kanzleialltag

DMS/DATEV als Schutz: Wie du Nacharbeit in der Kanzlei minimierst

Heute will ich mit dir über den Alltagsschutz durch Digitalisierung sprechen. Nicht über die Theorie einer papierlosen Kanzlei, sondern über den Moment, in dem du eine Buchhaltung öffnest und alles genau dort findest, wo es hingehört. Du kennst das: Ein Beleg ist zwar digital da, aber er liegt im falschen Ordner, das Format ist nicht lesbar oder die Zuordnung zur OPOS-Liste fehlt. In diesem Moment ist „digital“ kein Vorteil, sondern erzeugt zusätzliche Nacharbeit.

Echte Entlastung entsteht erst dann, wenn DMS und DATEV nicht nur als Archiv, sondern als aktiver Prozessschutz genutzt werden. Ein sauberes Setup erkennt man daran, dass die digitale Belegstrecke festen Regeln folgt und keine „individuellen Lösungen“ zulässt. Wenn der Weg vom Mandanten-Upload bis zur fertigen Buchung standardisiert ist, wird dein Kopf frei von der Suche nach Informationen.

Woran du im Alltag erkennst, ob eure digitalen Prozesse wirklich als Alltagsschutz funktionieren

Diese Anzeichen zeigen dir, ob ihr im Team mit echten digitalen Standards arbeitet oder ob ihr lediglich Papierprozesse an den Bildschirm verlagert habt.

Das DMS dient als zentraler Alltagsschutz: Du musst nie in verschiedenen Systemen nach einem Beleg oder einer Info suchen.
Die digitale Belegstrecke folgt einem klaren Ablauf: Von der Bereitstellung durch den Mandanten über die Ablage bis zur Verarbeitung ist jeder Schritt definiert.
Es gibt einheitliche Standards statt der Aussage „wir sind digital“ – das verhindert, dass Digitalisierung nur das Chaos beschleunigt.
Die OPOS-Klärung ist als Dauerbrenner stabil organisiert und erfolgt zeitnah innerhalb der DATEV-Umgebung.
Ersetzendes Scannen ist bei euch kein Fremdwort, sondern ein gelebter Standard, der spätere Diskussionen über Originalbelege vermeidet.
Rückfragen zu digitalen Belegen laufen über definierte Kanäle im System und nicht über unstrukturierte E-Mail-Ketten.
Ablage-Standards im DMS sind für alle Mandate identisch, sodass du dich auch bei einer Vertretung sofort zurechtfindest.
Ohne klare Regeln wird Digitalisierung bei euch nicht eingeführt, um Unübersichtlichkeit von Anfang an zu vermeiden.
Mandanten nutzen standardisierte Upload-Wege (z. B. DATEV Unternehmen online), die direkt in eure Belegstrecke führen.
Du hast weniger Nacharbeit bei der Kontierung, weil die Erkennungsquoten der Software durch saubere Belegqualität hoch sind.
Die Verfahrensdokumentation bildet euren digitalen Alltag praxisnah ab und schützt dich bei Prüfungen.
Du merkst, dass du Aufgaben schneller abschließen kannst, weil alle notwendigen Infos mit dem Belegbild verknüpft sind.

Typisch ist der Moment am Vormittag: Du bearbeitest eine Finanzbuchhaltung und bei einer Rückfrage öffnest du mit einem Klick das verknüpfte Dokument im DMS. Alle Notizen der Vorjahre und die aktuelle Korrespondenz sind sofort sichtbar. Du musst den Platz nicht verlassen, keine Ordner wälzen und keine Kollegen fragen. Das ist der Unterschied zu einem Alltag, in dem du trotz zwei Bildschirmen immer noch Informationen hinterhertelefonieren musst.

Zwei Einwände die man oft hört

„Die Einrichtung von digitalen Standards dauert viel zu lange, wir müssen lieber buchen.“

Im Alltag wirkt die Prozessoptimierung oft wie eine Bremse. In der Praxis spart eine saubere Belegstrecke aber jeden Monat massiv Zeit, weil Suchzeiten und manuelle Korrekturen entfallen. Prüfe daran, ob du Dinge wirklich in einem Zug abschließen kannst oder ob du ständig wegen technischer Hürden unterbrochen wirst.

„Digitalisierung macht die Arbeit unpersönlich und kompliziert.“

Im Alltag mag die Umstellung anfangs ungewohnt sein. In der Praxis führt ein gut eingestelltes DMS aber dazu, dass du mehr Zeit für die persönliche Beratung hast, weil die Routineaufgaben im Hintergrund geräuschlos ablaufen. Prüfe daran, ob Technik bei euch als Werkzeug dient oder ob sie dich bei deiner Arbeit eher behindert.

So kannst du es im Gespräch prüfen

Wenn du herausfinden willst, ob eine Kanzlei DMS und DATEV wirklich als Alltagsschutz nutzt, helfen diese Fragen:

Wie sieht bei euch die digitale Belegstrecke konkret aus – vom Mandanten-Upload bis zur Buchung?
Welche festen Regeln gelten bei euch für die Ablage im DMS, um Suchzeiten für das Team zu minimieren?
Wie ist die OPOS-Klärung in euren digitalen Prozess integriert?
Welche Standards nutzt ihr für das ersetzende Scannen und wie schützt euch das im Alltag?
Wie stellt ihr sicher, dass die Digitalisierung nicht zu mehr Unübersichtlichkeit führt?
Woran erkennt ein neuer Mitarbeiter bei euch sofort, wie die digitalen Workflows funktionieren?

Du merkst das im Alltag daran, dass du Aufgaben wirklich abschließen kannst, ohne ständig nachzufassen – weil die digitalen Prozesse so klar sind, dass Suchen und Nacharbeit zur absoluten Ausnahme werden.

Einblicke in eine Kanzlei deiner Region

Du musst dich nicht auf Aussagen verlassen – du kannst es prüfen. Schau dir dazu eine Steuerkanzlei aus deiner Region an und vergleiche sie mit deinen Kriterien.