Kanzleialltag

Warum die Kanzlei aus dem „Alles im Kopf“-Modus raus muss

Heute will ich mit dir über Wissen sprechen. Nicht über das Fachwissen aus dem Gesetzestext, sondern über das „Kopf-Wissen“ in deiner Kanzlei. Du kennst das: Du suchst eine Information zu einem Mandanten, findest aber nichts im DMS. Ein Kollege sagt dann: „Ach, das hat Frau Müller im Kopf, die hat das letztes Jahr mal geklärt.“ In diesem Moment merkst du, wie zerbrechlich das System eigentlich ist.

Wenn eine Kanzlei darauf angewiesen ist, dass Informationen zwischen Tür und Angel zugerufen werden, entsteht Dauerstress. Wissenssicherung bedeutet nicht, dass jeder alles wissen muss, sondern dass jeder alles finden kann. Ein sauberes Setup erkennt man daran, dass Informationen dort liegen, wo sie hingehören – im System, nicht in privaten Notizen oder Mail-Postfächern. Erst wenn das Wissen gesichert ist, kann das Team wirklich Hand in Hand arbeiten.

Woran du im Alltag erkennst, ob euer Wissen wirklich sicher im System liegt

Diese Anzeichen zeigen dir, ob ihr im Team mit einer stabilen Wissensbasis arbeitet oder ob ihr jeden Tag wertvolle Zeit mit „Nachfragen“ verliert.

Dokumentation wird bei euch als Schutzschild verstanden, das deine fachlichen Entscheidungen für jeden nachvollziehbar macht.
Absprachen mit Mandanten landen sofort als kurzer Aktenvermerk im DMS, statt nur im Gedächtnis zu bleiben.
Sonderfälle und deren steuerliche Lösung werden zentral festgehalten, damit das Team beim nächsten Mal darauf aufbauen kann.
Du musst selten „detektivisch“ tätig werden, um den Stand eines Vorgangs zu verstehen, weil die Historie lückenlos gepflegt ist.
Übergaben zwischen Fachkräften funktionieren auch ohne langes persönliches Gespräch, weil die Datenlage für sich spricht.
Wissenssicherung ist bei euch ein fester Prozessschritt und wird nicht erst „wenn Zeit ist“ erledigt.
Das DMS wird als zentraler Speicherort für alle mandatsbezogenen Dokumente und E-Mails konsequent genutzt.
Du findest Arbeitsanweisungen und Standards für wiederkehrende Prozesse an einer zentralen Stelle im System.
Bei personellen Ausfällen kann ein Kollege den Fall übernehmen, ohne den Mandanten erneut nach Grundlagendaten fragen zu müssen.
Die Kanzleileitung fördert eine Kultur, in der das Teilen von Wissen als Stärke und nicht als Kontrollverlust gesehen wird.
Suchzeiten sind auf ein Minimum reduziert, weil die Ablagestruktur für alle im Team identisch ist.
Du spürst eine echte Stabilität im Tagesgeschäft, weil du nicht mehr von der Anwesenheit einer bestimmten „Wissensperson“ abhängig bist.

Typisch ist der Moment am Vormittag: Du übernimmst eine Vertretung und hast ein sicheres Gefühl. Du öffnest die E-Akte und findest dort nicht nur die Belege, sondern auch die Dokumentation der letzten Betriebsprüfung und die Notizen zur aktuellen Kontenklärung. Du kannst sofort fachlich einsteigen, statt erst einmal eine Stunde lang Kollegen zu befragen oder Mails zu durchforsten. Das ist der Unterschied zu einer Kanzlei, in der jedes Mandat eine „Black Box“ ist, sobald der zuständige Bearbeiter im Urlaub ist.

Zwei Einwände die man oft hört

„Wissenssicherung dauert zu lange, wir müssen doch die Fristen schaffen.“

Im Alltag wirkt das Dokumentieren vielleicht wie ein Bremsklotz. In der Praxis spart es aber massiv Zeit, weil es Doppelarbeit und endlose Rückfragen verhindert. Prüfe daran, ob du Aufgaben wirklich in einem Zug abschließen kannst oder ob du ständig Informationen hinterherläufst.

„Wenn alles dokumentiert ist, bin ich als Fachkraft ersetzbar.“

Im Alltag entsteht Sicherheit für dich nicht durch exklusives Wissen, sondern durch die Qualität deiner Arbeit im System. In der Praxis führt Wissenssicherung dazu, dass du dich auf komplexe Beratung konzentrieren kannst, statt den ganzen Tag Standard-Fragen zu beantworten. Prüfe daran, ob dein Kopf frei für Neues ist oder ob er mit „Laufzettel-Wissen“ verstopft wird.

So kannst du es im Gespräch prüfen

Wenn du herausfinden willst, ob eine Kanzlei ihr Wissen wirklich sichert, helfen diese Fragen:

Wo genau wird bei euch mandatsbezogenes Wissen dokumentiert, damit es für das gesamte Team zugänglich ist?
Wie stellt ihr sicher, dass fachliche Entscheidungen bei Sonderfällen für alle als Referenz dienen können?
Welche Rolle spielt das DMS bei der täglichen Wissenssicherung im Team?
Wie laufen bei euch Übergaben ab, wenn ein Bearbeiter die Kanzlei verlässt oder länger ausfällt?
Gibt es bei euch feste Standards für Aktenvermerke und die Dokumentation von Telefonaten?
Woran erkennt man bei euch, dass Wissen im System Vorrang vor dem Wissen im Kopf hat?

Du merkst das im Alltag daran, dass du Aufgaben wirklich bearbeiten kannst, ohne ständig nachzufassen – weil der Stand und das Wissen so klar dokumentiert sind, dass Fristen ruhig bleiben.

Einblicke in eine Kanzlei deiner Region

Du musst dich nicht auf Aussagen verlassen – du kannst es prüfen. Schau dir dazu eine Steuerkanzlei aus deiner Region an und vergleiche sie mit deinen Kriterien.