Kanzleialltag

5 Anzeichen, dass du die Fehler anderer Steuerfachkräfte ausbügelst

Heute will ich mit dir über Pufferrollen sprechen. Nicht über technische Kapazitäten, sondern über jene Rollen im Kanzlei-Alltag, die entstehen, wenn der Prozess davor „reißt“. Du kennst das: Du übernimmst einen Fall, der eigentlich zur Abnahme bereit sein sollte, aber du musst erst einmal Konten klären, Belege suchen oder Plausibilitäten geradeziehen. In diesem Moment wirst du zur Pufferrolle – du fängst alles ab, was eigentlich schon erledigt sein sollte.

Das Problem ist oft nicht die mangelnde Kompetenz der Kollegen, sondern ein Systemfehler. Wenn kein klares Vier-Augen-Prinzip greift oder „fertig“ nur ein Gefühl ist, bleibt die Qualitätssicherung an Einzelnen hängen. Ruhe im Tagesgeschäft entsteht erst dann, wenn Standards das „Heldentum“ ersetzen und Fehler dort vermieden werden, wo sie entstehen könnten.

Woran du im Alltag erkennst, ob du zur Pufferrolle wirst

Diese Signale wirken oft wie normaler Teamgeist, zeigen aber bei Regelmäßigkeit, dass die Struktur um dich herum nicht trägt.

Du verbringst mehr Zeit mit dem Korrigieren von Vorarbeiten, als mit deiner eigentlichen fachlichen Vertiefung.
Dokumentation wird bei euch eher als „lästiges Papier“ gesehen, statt als Werkzeug, das dich vor Rückfragen schützt.
Das Vier-Augen-Prinzip fühlt sich für dich nach Kontrolle an, weil es erst ganz am Ende des Prozesses mit hohem Zeitdruck greift.
Es gibt keine eindeutige Definition, ab wann ein Mandat als „abgabefähig“ gilt und zur Prüfung bereit ist.
Du musst häufig fachliche Entscheidungen anderer „erraten“, weil Notizen im System fehlen oder in E-Mails vergraben sind.
Die Prüfstrecke im Abschluss ist unklar – wer was wann prüft, ist eher Zufall als geplanter Ablauf.
Plausibilitäten und Abstimmungen werden erst im Review-Schritt zum Thema, statt Teil der laufenden Bearbeitung zu sein.
Du hast das Gefühl, dass du Fehler im System „heilst“, statt sie durch bessere Standards dauerhaft abzustellen.
Bei Rückläufern ist oft unklar, warum sie zurückkommen, was zu neuem Suchen und Zeitverlust führt.
Informationen fließen eher auf Zuruf oder über persönliche Nachrichten statt über eine strukturierte Übergabe.
Du fühlst dich verantwortlich für Dinge, für die du eigentlich gar nicht die Entscheidungsgewalt im Mandat hast.
Qualität wird bei euch über „Bauchgefühl“ definiert statt über messbare Standards und Kriterien.

Typisch ist der Moment am Nachmittag, wenn du eine Bilanz finalisieren willst, aber merkst, dass die Kontenklärung aus der Vorarbeit nicht nachvollziehbar ist. Statt das Thema kurz abzustimmen, fängst du an, selbst tief in die Historie einzutauchen. Genau hier bist du in der Pufferrolle: Du reparierst den Prozess, statt ihn fließen zu lassen. Das macht den Kopf müde und lässt Fristen unnötig eng werden.

Zwei Einwände die man oft hört

„Es geht schneller, wenn ich es eben selbst abfange, als es zurückzugeben.“

Im Alltag mag das kurzfristig stimmen, aber in der Praxis züchtest du damit eine Abhängigkeit von deiner Person heran. Ohne klare Rückmeldung lernen Prozesse nicht, und du bleibst dauerhaft im „Reparatur-Modus“ gefangen. Prüfe daran, ob du die gleichen Fehler jeden Monat aufs Neue korrigierst.

„Ein striktes Review-System kostet zu viel Zeit vor der Frist.“

Im Alltag wirkt ein Review oft wie eine Bremse. In der Praxis spart eine geplante Prüfstrecke aber Zeit, weil sie verhindert, dass unfertige Vorgänge den Prozess blockieren oder später teure Korrekturen nach sich ziehen. Prüfe daran, ob ihr mit echtem Vorlauf arbeitet oder ob die Prüfung immer erst „kurz vor knapp“ passiert.

So kannst du es im Gespräch prüfen

Wenn du herausfinden willst, ob eine Kanzlei Pufferrollen vermeidet, helfen diese konkreten Fragen:

Wie definiert ihr intern den Zustand „abgabefähig“ für eine Finanzbuchhaltung oder einen Abschluss?
Welche festen Prüfschritte durchläuft ein Vorgang, bevor er zur finalen Freigabe kommt?
Wer entscheidet bei fachlichen Sonderfällen und wie wird diese Entscheidung für alle sichtbar dokumentiert?
Wie wird sichergestellt, dass das Vier-Augen-Prinzip als fachliche Unterstützung und nicht als Kontrolle gelebt wird?
Was passiert, wenn im Review wiederholt die gleichen Fehler auffallen – wie wird der Prozess angepasst?

Du merkst das im Alltag daran, dass du Aufgaben wirklich abschließen kannst, ohne für andere mitdenken zu müssen – weil Qualität im System entsteht und nicht durch dein persönliches Abfangen repariert wird.

Einblicke in eine Kanzlei deiner Region

Du musst dich nicht auf Aussagen verlassen – du kannst es prüfen. Schau dir dazu eine Steuerkanzlei aus deiner Region an und vergleiche sie mit deinen Kriterien.